software conservazione sostitutiva

Come Funziona la Conservazione Sostitutiva


WebDoc ti permette di eliminare il supporto cartaceo, rendere digitale e conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documento.

Con WebDoc hai una soluzione a bassissimo impatto per la tua organizzazione grazie alla fornitura del servizio in full-outsourcing.

Il processo di gestione dei documenti diventa semplice ed automatizzato, completamente fruibile via web. Tutto il servizio viene erogato attraverso il sito www.myWebDoc.it.

  • Nessun software viene installato presso la tua organizzazione, quindi nessuna competenza tecnica e tecnologica è a tuo carico
  • Nessun costo di gestione è a tuo carico essendo il servizio in full-outsourcing
  • Nessun onere legale o formale è a tuo carico perchĂ© il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva è completamente automatizzato e derogato a WebDoc e all’Ufficio Legale che lo supporta e ne convalida il funzionamento


Conserva in Pochi Passaggi tutti i Documenti


Per capire come funziona WebDoc bastano tre passi:


WebDoc - Come Funziona la Conservazione Sostitutiva

1. Archivia - Con questa operazione inserisci i documenti direttamente su WebDoc per l’archiviazione. Durante il caricamento dei documenti occorre solo che tu specifichi i dati che ti consentiranno di ricercarli in tutti i modi che desideri. Più dati di indicizzazione inserisci, più modi avrai di cercare i tuoi documenti.

Se sei interessato ad emettere fatturazione elettronica (ciclo attivo) WebDoc automaticamente la genera per te a partire da un semplice PDF. Se conosci l’email dei tuoi clienti, WebDoc la invia per conto tuo in modo completamente automatico. Tu produci i documenti in formato digitale e WebDoc produce la fattura elettronica e poi la invia per te ai tuoi clienti!

Hai un volume di documenti tali per cui è necessaria un'automatizzazione della fase di archiviazione? WebDoc è dotato di un modulo di caricamento massivo automatizzato che permette di sollevarti anche da questo onere.

2. Cerca - WebDoc è semplicissimo da utilizzare perché impiegato con successo in piccole, medie e grandi organizzazioni. Perché non dovrebbe andare bene anche per te?

Specificando solo i campi di ricerca che conosci anche in modo incompleto, WebDoc troverà tutti i documenti compatibili mostrandoteli in una semplice interfaccia che elenca tutto ciò che ti serve. Più semplice di così…

3. Conserva - La conservazione sostitutiva dei documenti è completamente automatizzata e fornita in full-outsourcing per te da WebDoc. Ogni processo di conservazione sostitutiva viene opportunamente notificato in modo tale che tu sappia sempre quando e cosa è stato fatto. WebDoc conserva sostitutivamente i documenti per conto tuo!


Il Servizio Comprende


Il servizio di conservazione sostitutiva comprende:

  • La conservazione sostitutiva ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico (10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento)
  • L’invio al destinatario tramite posta elettronica delle fatture elettroniche attive
  • La definizione delle linee guida di conservazione personalizzate per la tua organizzazione
  • L’invio annuale dell’impronta all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione
  • Il controllo annuale a norma sulla leggibilitĂ  dei documenti archiviati
  • Il supporto legale per il tuo processo amministrativo

Il servizio di conservazione sostitutiva e gestione documentale comprende:
  • L’attivazione degli utenti opportunamente profilati e dei tipi di documenti di tuo interesse
  • Il supporto tecnico per l’utilizzo nella tua organizzazione
Oltre a quanto descritto sono presenti anche moduli software e servizi opzionali che completano l’offerta.



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Hanno scelto Webdoc

Forte della sua esperienza decennale, WebDoc ha affiancato nella gestione dei documenti digitali alcune delle piĂą grandi aziende italiane:
“Benefici che possono raggiungere i 60 euro per ordine o fattura”
(Politecnico di Milano)
Circa un anno fa ho deciso che era il momento di cambiare. Volevo che la mia piccola azienda potesse competere con le grandi. Capii che l’unico modo era rendere i nostri processi snelli ed efficienti. Grazie a WebDoc siamo riusciti a ridurre notevolmente il tempo di lavorazione di ogni documento riducendo i costi del personale, di software gestionali, di carta e di preoccupazioni. Non dobbiamo più preoccuparci di nulla a parte caricare i documenti. E quando cerchiamo qualcosa lo troviamo subito e senza fatica.
(Dario Montagnese
C.F.O. Roccia Costruzioni Srl)

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