software conservazione sostitutiva

Come Funziona la Conservazione Sostitutiva


WebDoc ti permette di eliminare il supporto cartaceo, rendere digitale e conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documento.

Con WebDoc hai una soluzione a bassissimo impatto per la tua organizzazione grazie alla fornitura del servizio in full-outsourcing.

Il processo di gestione dei documenti diventa semplice ed automatizzato, completamente fruibile via web. Tutto il servizio viene erogato attraverso il sito www.myWebDoc.it.

  • Nessun software viene installato presso la tua organizzazione, quindi nessuna competenza tecnica e tecnologica è a tuo carico
  • Nessun costo di gestione è a tuo carico essendo il servizio in full-outsourcing
  • Nessun onere legale o formale è a tuo carico perchĂ© il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva è completamente automatizzato e derogato a WebDoc e all’Ufficio Legale che lo supporta e ne convalida il funzionamento


Conserva in Pochi Passaggi tutti i Documenti


Per capire come funziona WebDoc bastano tre passi:


WebDoc - Come Funziona la Conservazione Sostitutiva

1. Archivia - Con questa operazione inserisci i documenti direttamente su WebDoc per l’archiviazione. Durante il caricamento dei documenti occorre solo che tu specifichi i dati che ti consentiranno di ricercarli in tutti i modi che desideri. Più dati di indicizzazione inserisci, più modi avrai di cercare i tuoi documenti.

Se sei interessato ad emettere fatturazione elettronica (ciclo attivo) WebDoc automaticamente la genera per te a partire da un semplice PDF. Se conosci l’email dei tuoi clienti, WebDoc la invia per conto tuo in modo completamente automatico. Tu produci i documenti in formato digitale e WebDoc produce la fattura elettronica e poi la invia per te ai tuoi clienti!

Hai un volume di documenti tali per cui è necessaria un'automatizzazione della fase di archiviazione? WebDoc è dotato di un modulo di caricamento massivo automatizzato che permette di sollevarti anche da questo onere.

2. Cerca - WebDoc è semplicissimo da utilizzare perché impiegato con successo in piccole, medie e grandi organizzazioni. Perché non dovrebbe andare bene anche per te?

Specificando solo i campi di ricerca che conosci anche in modo incompleto, WebDoc troverà tutti i documenti compatibili mostrandoteli in una semplice interfaccia che elenca tutto ciò che ti serve. Più semplice di così…

3. Conserva - La conservazione sostitutiva dei documenti è completamente automatizzata e fornita in full-outsourcing per te da WebDoc. Ogni processo di conservazione sostitutiva viene opportunamente notificato in modo tale che tu sappia sempre quando e cosa è stato fatto. WebDoc conserva sostitutivamente i documenti per conto tuo!


Il Servizio Comprende


Il servizio di conservazione sostitutiva comprende:

  • La conservazione sostitutiva ai fini fiscali dei documenti in formato elettronico (10 anni per le fatture attive e passive e quanto previsto dalla legge per gli altri tipi documento)
  • L’invio al destinatario tramite posta elettronica delle fatture elettroniche attive
  • La definizione delle linee guida di conservazione personalizzate per la tua organizzazione
  • L’invio annuale dell’impronta all’Agenzia dell’Entrate per il periodo di conservazione
  • Il controllo annuale a norma sulla leggibilitĂ  dei documenti archiviati
  • Il supporto legale per il tuo processo amministrativo

Il servizio di conservazione sostitutiva e gestione documentale comprende:
  • L’attivazione degli utenti opportunamente profilati e dei tipi di documenti di tuo interesse
  • Il supporto tecnico per l’utilizzo nella tua organizzazione
Oltre a quanto descritto sono presenti anche moduli software e servizi opzionali che completano l’offerta.



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Hanno scelto Webdoc

Forte della sua esperienza decennale, WebDoc ha affiancato nella gestione dei documenti digitali alcune delle piĂą grandi aziende italiane:
“Benefici che possono raggiungere i 60 euro per ordine o fattura”
(Politecnico di Milano)


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