Nella gestione dell’intero processo di conservazione sostitutiva egli dovrà rendersi garante, oltre che nei confronti del soggetto per cui opera anche nei confronti delle autorità fiscali, della corretta gestione dell’archivio secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta conservazione, l’accessibilità al singolo documento e la sua esibizione.

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L’apposizione della cosiddetta firma digitale consiste nel trattamento informatico di uno o più documenti in un normale formato digitale (Microsoft Word, PDF o altro) al fine di garantire il non ripudio. La nozione di firma digitale ha in Italia anche un’accezione giuridica, in quanto individua quel tipo di firma che può essere apposta ai documenti informatici alla stessa stregua di come la firma autografa viene apposta ai documenti tradizionali. La firma digitale dei documenti conservati sostitutivamente è effettuata dal Responsabile della Conservazione o da un suo delegato.

La marcatura dei documenti avviene tramite l’apposizione della cosiddetta marca temporale. In pratica la marcatura temporale è un “etichetta” che viene apposta sui documenti che certifica che la conservazione sositutiva è avvenuta in una certa data ad una certa ora. La marca temporale è rilasciata da una cosiddetta Certification Authority che per WebDoc è ArubaPEC (accreditata presso il CNIPA).

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