Più in dettaglio quello che avviene è descritto di seguito:

• Definzione di un ‘plico di conservazione’. Tutti e soli i documenti non ancora conservati sostitutivamente sono raccolti in un unico contenitore logico (e non fisico) chiamato ‘plico di conservazione’.

 

• Il plico di conservazione viene firmato digitalmente dal Resposanbile della conservazione (tipicamente Omnia Software) e marcato tramite apposizione della marca temporale. Questo è fondamentalmente quello che prevede la legge per rendere opponibile a terzi la tua copia elettronica archiviata su WebDoc.

 

• Tutti i documenti contenuti nel plico sono marcati singolarmente con data e ora di conservazione e con il codice univoco del plico. Da questo momento in poi ogni ricerca su WebDoc evidenzia le informazioni di conservazione e tu puoi sapere immediatamente la situazione aggiornata del tuo archivio documentale.

 

• A te viene mandata un’email che notifica l’avvenuta conservazione di alcuni fra i tuoi documenti.

 

• Il plico (comprensivo di documenti e dati di indicizzazione) può essere inviato a te come copia conforme.

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E’ importante precisare che l’affidamento dei processi di conservazione ad Omnia Group non determina a carico di quest’ultimo alcun tipo di responsabilità nei confronti dell’amministrazione finanziaria. Il soggetto che ha affidato l’incarico all’esterno è e rimane l’unico responsabile ai fini fiscali, mentre su Omnia Group grava ovviamente la responsabilità contrattuale nei confronti del proprio cliente ex art.1218 c.c.

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