WebDoc permette la definizione di vari registri IVA o sezionali all’interno dei quali viene garantita la sequenzialità della numerazione dei documenti. L’invio della fattura al cliente avviene tramite la specifica di un destinatario del documento in fase di inserimento dello stesso, avendo propedeuticamente definito su WebDoc una rubrica di clienti.

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Nella gestione dell’intero processo di conservazione sostitutiva egli dovrà rendersi garante, oltre che nei confronti del soggetto per cui opera anche nei confronti delle autorità fiscali, della corretta gestione dell’archivio secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta conservazione, l’accessibilità al singolo documento e la sua esibizione.

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Per attivare la fatturazione elettronica, dovete dotarvi di un sistema software in grado di generare una fattura attiva in formato digitale. WebDoc è un prodotto che consente l’emissione di fatture elettroniche attive in modo automatico attraverso l’apposizione di una firma digitale eventualmente fornita in outsourcing; i documenti fiscali così prodotti vengono archiviati su server sicuri che ne garantiscono la conservazione e l’inalterabilità nel tempo.

I destinatari delle fatture elettroniche attive vengono avvisati attraverso email della disponibilità di fatture passive a loro carico, che possono essere consultate direttamente su WebDoc in un’area separata e indipendente dalla tua.

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L’apposizione della cosiddetta firma digitale consiste nel trattamento informatico di uno o più documenti in un normale formato digitale (Microsoft Word, PDF o altro) al fine di garantire il non ripudio. La nozione di firma digitale ha in Italia anche un’accezione giuridica, in quanto individua quel tipo di firma che può essere apposta ai documenti informatici alla stessa stregua di come la firma autografa viene apposta ai documenti tradizionali. La firma digitale dei documenti conservati sostitutivamente è effettuata dal Responsabile della Conservazione o da un suo delegato.

La marcatura dei documenti avviene tramite l’apposizione della cosiddetta marca temporale. In pratica la marcatura temporale è un “etichetta” che viene apposta sui documenti che certifica che la conservazione sositutiva è avvenuta in una certa data ad una certa ora. La marca temporale è rilasciata da una cosiddetta Certification Authority che per WebDoc è ArubaPEC (accreditata presso il CNIPA).

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Diventa possibile acquisire direttamente l’immagine prodotta tramite il processo di generazione dello spool senza materializzare il documento su supporto fisico. L’agenzia delle Entrate ammette, infatti, la conservazione sostitutiva da spool di stampa di documenti analogici prodotti o ricevuti con modalità informatiche ma privi di riferimento temporale e di firma digitale dell’emittente.

Per l’esistenza giuridica e la rilevanza fiscale del documento è necessaria, in ogni caso, la sua materializzazione su supporto cartaceo da conservare, ed esibire a richiesta, sino al completamento del processo di conservazione sostitutiva. Il supporto cartaceo, che continua a essere necessario, dovrà rimanere in vita solamente sino al momento in cui non sarà completata la conservazione sostitutiva mediante apposizione di firma digitale e marca temporale.

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