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Come Avviene la Conservazione Sostitutiva su WebDoc?

admin — Thu, 28 Jan 2010 07:50:04 +0000

Il servizio di conservazione sostitutiva dei tuoi documenti su WebDoc è basata sul trattamento informatico del cosiddetto ‘plico di conservazione’. Per ‘plico di conservazione’ s’intende l’insieme, anche eterogeo, di documenti conservati in modalità elettronica.

Più in dettaglio quello che avviene è descritto di seguito:

Definzione di un ‘plico di conservazione’. Tutti e soli i documenti non ancora conservati sostitutivamente sono raccolti in un unico contenitore logico (e non fisico) chiamato ‘plico di conservazione’.

Il plico di conservazione viene firmato digitalmente dal Resposanbile della conservazione (tipicamente Omnia Software) e marcato tramite apposizione della marca temporale. Questo è fondamentalmente quello che prevede la legge per rendere opponibile a terzi la tua copia elettronica archiviata su WebDoc.

Tutti i documenti contenuti nel plico sono marcati singolarmente con data e ora di conservazione e con il codice univoco del plico. Da questo momento in poi ogni ricerca su WebDoc evidenzia le informazioni di conservazione e tu puoi sapere immediatamente la situazione aggiornata del tuo archivio documentale.

A te viene mandata un’email che notifica l’avvenuta conservazione di alcuni fra i tuoi documenti.

Il plico (comprensivo di documenti e dati di indicizzazione) può essere inviato a te come copia conforme.

Conservazione Sostitutiva

admin — Thu, 14 Jan 2010 17:08:11 +0000

La conservazione sostitutiva è un procedimento previsto dalla legge che consente alla tua azienda di trasformare gli archivi cartacei in archivi digitali, quindi conservare i documenti nel tempo e renderli opponibili a terzi nel loro formato elettronico e non più esclusivamente come copia cartacea. Sotto il profilo tecnico e legale, la validità del documento elettronico è garantita dall’apposizione di una firma digitale e marca temporale.

L’apposizione della cosiddetta firma digitale consiste nel trattamento informatico di uno o più documenti in un normale formato digitale (Microsoft Word, PDF o altro) al fine di garantire il non ripudio. La nozione di firma digitale ha in Italia anche un’accezione giuridica, in quanto individua quel tipo di firma che può essere apposta ai documenti informatici alla stessa stregua di come la firma autografa viene apposta ai documenti tradizionali. La firma digitale dei documenti conservati sostitutivamente è effettuata dal Responsabile della Conservazione o da un suo delegato.

La marcatura dei documenti avviene tramite l’apposizione della cosiddetta marca temporale. In pratica la marcatura temporale è un “etichetta” che viene apposta sui documenti che certifica che la conservazione sositutiva è avvenuta in una certa data ad una certa ora. La marca temporale è rilasciata da una cosiddetta Certification Authority che per WebDoc è ArubaPEC (accreditata presso il CNIPA).