Più in dettaglio quello che avviene è descritto di seguito:

• Definzione di un ‘plico di conservazione’. Tutti e soli i documenti non ancora conservati sostitutivamente sono raccolti in un unico contenitore logico (e non fisico) chiamato ‘plico di conservazione’.

 

• Il plico di conservazione viene firmato digitalmente dal Resposanbile della conservazione (tipicamente Omnia Software) e marcato tramite apposizione della marca temporale. Questo è fondamentalmente quello che prevede la legge per rendere opponibile a terzi la tua copia elettronica archiviata su WebDoc.

 

• Tutti i documenti contenuti nel plico sono marcati singolarmente con data e ora di conservazione e con il codice univoco del plico. Da questo momento in poi ogni ricerca su WebDoc evidenzia le informazioni di conservazione e tu puoi sapere immediatamente la situazione aggiornata del tuo archivio documentale.

 

• A te viene mandata un’email che notifica l’avvenuta conservazione di alcuni fra i tuoi documenti.

 

• Il plico (comprensivo di documenti e dati di indicizzazione) può essere inviato a te come copia conforme.

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E’ importante precisare che l’affidamento dei processi di conservazione ad Omnia Group non determina a carico di quest’ultimo alcun tipo di responsabilità nei confronti dell’amministrazione finanziaria. Il soggetto che ha affidato l’incarico all’esterno è e rimane l’unico responsabile ai fini fiscali, mentre su Omnia Group grava ovviamente la responsabilità contrattuale nei confronti del proprio cliente ex art.1218 c.c.

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Nella gestione dell’intero processo di conservazione sostitutiva egli dovrà rendersi garante, oltre che nei confronti del soggetto per cui opera anche nei confronti delle autorità fiscali, della corretta gestione dell’archivio secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta conservazione, l’accessibilità al singolo documento e la sua esibizione.

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Fra i documenti che possono essere conservati sostitutivamente ci sono: le fatture attive e passive; i documenti di trasporto (DDT); i cedolini paga o il libro unico del lavoro; il libro giornale di magazzino; il libro degli inventari; il libro dei cespiti; il registro dei corrispettivi; i mastri; il registro di carico e scarico; le ricevute fiscali; la modulistica relativa ai pagamenti (F24,F23, bollettini c/c) e molto molto altro!

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L’apposizione della cosiddetta firma digitale consiste nel trattamento informatico di uno o più documenti in un normale formato digitale (Microsoft Word, PDF o altro) al fine di garantire il non ripudio. La nozione di firma digitale ha in Italia anche un’accezione giuridica, in quanto individua quel tipo di firma che può essere apposta ai documenti informatici alla stessa stregua di come la firma autografa viene apposta ai documenti tradizionali. La firma digitale dei documenti conservati sostitutivamente è effettuata dal Responsabile della Conservazione o da un suo delegato.

La marcatura dei documenti avviene tramite l’apposizione della cosiddetta marca temporale. In pratica la marcatura temporale è un “etichetta” che viene apposta sui documenti che certifica che la conservazione sositutiva è avvenuta in una certa data ad una certa ora. La marca temporale è rilasciata da una cosiddetta Certification Authority che per WebDoc è ArubaPEC (accreditata presso il CNIPA).

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La risoluzione n. 195/E risponde a 2 quesiti. Con la prima risposta ribadisce

“La possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore: con la risoluzione del 23 giugno 2008, n. 260/E l’Agenzia delle entrate aveva già affermato la possibilità di convivenza piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche, potendo così convivere presso lo stesso contribuente il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione tradizionale.”

Per quanto riguarda l’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei, si ribadisce quanto l’Agenzia ha avuto modo di affermare nella risoluzione 158/E del 15 giugno 2009

“…Ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine, i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.”

Nella risoluzione n. 196/E, l’Agenzia risponde a tre quesiti relativi alla conservazione sostitutiva. Con il primo quesito viene ribadito che,

“Come già affermato con la circolare 158/E del 1007, l’acquisizione di documenti analogici da portare in conservazione può essere effettuata tramite scansione o mediante qualsiasi altra modalità che garantisca la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento.”

Non esiste inoltre

“Alcun vincolo temporale per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici da conservare e che una volta scelta la conservazione sostitutiva si può anche revocare tale scelta e tornare indietro: non sono prescritte specifiche modalità di manifestazione dell’opzione per la conservazione sostitutiva né per la sua revoca. Né la revoca dell’opzione è di ostacolo ad una successiva ri-adozione della conservazione sostitutiva dei documenti analogici. Unica condizione da rispettare è che nel periodo d’imposta il comportamento risulti omogeneo.”

Nella risoluzione n.220/E si afferma ancora una volta la possibilità che il contribuente possa delegare il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari ad uno o più operatori, sia persone fisiche che persone giuridiche; l’Agenzia ricorda anche che l’affidamento dell’incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non fa venir meno la responsabilità del contribuente nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti.

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Diventa possibile acquisire direttamente l’immagine prodotta tramite il processo di generazione dello spool senza materializzare il documento su supporto fisico. L’agenzia delle Entrate ammette, infatti, la conservazione sostitutiva da spool di stampa di documenti analogici prodotti o ricevuti con modalità informatiche ma privi di riferimento temporale e di firma digitale dell’emittente.

Per l’esistenza giuridica e la rilevanza fiscale del documento è necessaria, in ogni caso, la sua materializzazione su supporto cartaceo da conservare, ed esibire a richiesta, sino al completamento del processo di conservazione sostitutiva. Il supporto cartaceo, che continua a essere necessario, dovrà rimanere in vita solamente sino al momento in cui non sarà completata la conservazione sostitutiva mediante apposizione di firma digitale e marca temporale.

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Grazie al know-how maturato dopo anni di esperienza nei settori Industria, E-government, Finanza e Retail, Omnia Group è in grado di offrire una servizio di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva in full-outsourcing all’avanguardia, semplicissimo da utilizzare.

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