Fra i documenti che possono essere conservati sostitutivamente ci sono: le fatture attive e passive; i documenti di trasporto (DDT); i cedolini paga o il libro unico del lavoro; il libro giornale di magazzino; il libro degli inventari; il libro dei cespiti; il registro dei corrispettivi; i mastri; il registro di carico e scarico; le ricevute fiscali; la modulistica relativa ai pagamenti (F24,F23, bollettini c/c) e molto molto altro!

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La risoluzione n. 195/E risponde a 2 quesiti. Con la prima risposta ribadisce

“La possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore: con la risoluzione del 23 giugno 2008, n. 260/E l’Agenzia delle entrate aveva già affermato la possibilità di convivenza piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche, potendo così convivere presso lo stesso contribuente il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione tradizionale.”

Per quanto riguarda l’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei, si ribadisce quanto l’Agenzia ha avuto modo di affermare nella risoluzione 158/E del 15 giugno 2009

“…Ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine, i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.”

Nella risoluzione n. 196/E, l’Agenzia risponde a tre quesiti relativi alla conservazione sostitutiva. Con il primo quesito viene ribadito che,

“Come già affermato con la circolare 158/E del 1007, l’acquisizione di documenti analogici da portare in conservazione può essere effettuata tramite scansione o mediante qualsiasi altra modalità che garantisca la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento.”

Non esiste inoltre

“Alcun vincolo temporale per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici da conservare e che una volta scelta la conservazione sostitutiva si può anche revocare tale scelta e tornare indietro: non sono prescritte specifiche modalità di manifestazione dell’opzione per la conservazione sostitutiva né per la sua revoca. Né la revoca dell’opzione è di ostacolo ad una successiva ri-adozione della conservazione sostitutiva dei documenti analogici. Unica condizione da rispettare è che nel periodo d’imposta il comportamento risulti omogeneo.”

Nella risoluzione n.220/E si afferma ancora una volta la possibilità che il contribuente possa delegare il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari ad uno o più operatori, sia persone fisiche che persone giuridiche; l’Agenzia ricorda anche che l’affidamento dell’incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non fa venir meno la responsabilità del contribuente nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti.

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