Il D.M. 23 gennaio 2004 non specifica chi possa assumere la funzione di Responsabile della conservazione, fermo restando che la mancata individuazione di un responsabile invalida il processo. L’intero procedimento di conservazione su WebDoc (quindi non solo l’incarico di responsabilità della conservazione) è affidato in outsourcing a Omnia Group.

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Il D.M. 23 gennaio 2004 attribuisce al Responsabile della conservazione un ruolo essenziale nell’ambito delle procedure descritte: egli appone la propria firma digitale e la marca temporale, attestandone il corretto svolgimento.

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La normativa vigente descrive che è possibile conservare digitalmente tutti i documenti, anche con rilevanza fiscale, che siano ‘non unici’ ovvero eventualmente ricostruibili tramite altri documenti. A titolo di esempio citiamo fra i documenti unici (quindi non conservabili sostitutivamente) le schede carburante e gli assegni.

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