Conservazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un procedimento previsto dalla legge che consente alla tua azienda di trasformare gli archivi cartacei in archivi digitali, quindi conservare i documenti nel tempo e renderli opponibili a terzi nel loro formato elettronico e non più esclusivamente come copia cartacea. Sotto il profilo tecnico e legale, la validità del documento elettronico è garantita dall’apposizione di una firma digitale e marca temporale.
L’apposizione della cosiddetta firma digitale consiste nel trattamento informatico di uno o più documenti in un normale formato digitale (Microsoft Word, PDF o altro) al fine di garantire il non ripudio. La nozione di firma digitale ha in Italia anche un’accezione giuridica, in quanto individua quel tipo di firma che può essere apposta ai documenti informatici alla stessa stregua di come la firma autografa viene apposta ai documenti tradizionali. La firma digitale dei documenti conservati sostitutivamente è effettuata dal Responsabile della Conservazione o da un suo delegato.
La marcatura dei documenti avviene tramite l’apposizione della cosiddetta marca temporale. In pratica la marcatura temporale è un “etichetta” che viene apposta sui documenti che certifica che la conservazione sositutiva è avvenuta in una certa data ad una certa ora. La marca temporale è rilasciata da una cosiddetta Certification Authority che per WebDoc è ArubaPEC (accreditata presso il CNIPA).
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