Più in dettaglio quello che avviene è descritto di seguito:

• Definzione di un ‘plico di conservazione’. Tutti e soli i documenti non ancora conservati sostitutivamente sono raccolti in un unico contenitore logico (e non fisico) chiamato ‘plico di conservazione’.

 

• Il plico di conservazione viene firmato digitalmente dal Resposanbile della conservazione (tipicamente Omnia Software) e marcato tramite apposizione della marca temporale. Questo è fondamentalmente quello che prevede la legge per rendere opponibile a terzi la tua copia elettronica archiviata su WebDoc.

 

• Tutti i documenti contenuti nel plico sono marcati singolarmente con data e ora di conservazione e con il codice univoco del plico. Da questo momento in poi ogni ricerca su WebDoc evidenzia le informazioni di conservazione e tu puoi sapere immediatamente la situazione aggiornata del tuo archivio documentale.

 

• A te viene mandata un’email che notifica l’avvenuta conservazione di alcuni fra i tuoi documenti.

 

• Il plico (comprensivo di documenti e dati di indicizzazione) può essere inviato a te come copia conforme.

Articoli Correlati:

1. Conservazione Sostitutiva
2. Quali Documenti possono essere conservati con la Conservazione Sostitutiva?

E’ importante precisare che l’affidamento dei processi di conservazione ad Omnia Group non determina a carico di quest’ultimo alcun tipo di responsabilità nei confronti dell’amministrazione finanziaria. Il soggetto che ha affidato l’incarico all’esterno è e rimane l’unico responsabile ai fini fiscali, mentre su Omnia Group grava ovviamente la responsabilità contrattuale nei confronti del proprio cliente ex art.1218 c.c.

Articoli Correlati:

1. Che Ruolo ha il Responsabile della Conservazione Sostitutiva?
2. 4 Nuove Risoluzioni per la Conservazione Sostitutiva
3. Come Avviene la Conservazione Sostitutiva su WebDoc?

Nella gestione dell’intero processo di conservazione sostitutiva egli dovrà rendersi garante, oltre che nei confronti del soggetto per cui opera anche nei confronti delle autorità fiscali, della corretta gestione dell’archivio secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta conservazione, l’accessibilità al singolo documento e la sua esibizione.

Articoli Correlati:

1. Chi è il Responsabile della Conservazione Sostitutiva?
2. Conservazione Sostitutiva
3. 4 Nuove Risoluzioni per la Conservazione Sostitutiva

Fra i documenti che possono essere conservati sostitutivamente ci sono: le fatture attive e passive; i documenti di trasporto (DDT); i cedolini paga o il libro unico del lavoro; il libro giornale di magazzino; il libro degli inventari; il libro dei cespiti; il registro dei corrispettivi; i mastri; il registro di carico e scarico; le ricevute fiscali; la modulistica relativa ai pagamenti (F24,F23, bollettini c/c) e molto molto altro!

Articoli Correlati:

1. Chi è il Responsabile della Conservazione Sostitutiva?

La marca temporale è una certificazione incontrovertibile concessa da una Certification Authority che avviene all’interno della piattaforma WebDoc e comunica la conclusione del processo di conservazione.

Articoli Correlati:

1. Come si Genera una Fattura Elettronica?