Il servizio di conservazione sostitutiva dei tuoi documenti su WebDoc è basata sul trattamento informatico del cosiddetto ‘plico di conservazione’. Per ‘plico di conservazione’ s’intende l’insieme, anche eterogeo, di documenti conservati in modalità elettronica.

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Il D.M. 23 gennaio 2004 non specifica chi possa assumere la funzione di Responsabile della conservazione, fermo restando che la mancata individuazione di un responsabile invalida il processo. L’intero procedimento di conservazione su WebDoc (quindi non solo l’incarico di responsabilità della conservazione) è affidato in outsourcing a Omnia Group.

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Il D.M. 23 gennaio 2004 attribuisce al Responsabile della conservazione un ruolo essenziale nell’ambito delle procedure descritte: egli appone la propria firma digitale e la marca temporale, attestandone il corretto svolgimento.

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La normativa vigente descrive che è possibile conservare digitalmente tutti i documenti, anche con rilevanza fiscale, che siano ‘non unici’ ovvero eventualmente ricostruibili tramite altri documenti. A titolo di esempio citiamo fra i documenti unici (quindi non conservabili sostitutivamente) le schede carburante e gli assegni.

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Per riferimento temporale s’intende una sequenza di byte che identifica quella sola e unica fattura a cui è applicato, accertando univocamente la data e l’ora dell’emissione. Il riferimento temporale è una semplice attestazione dell’avvenuta emissione della fattura, la cui attualizzazione avviene immediatamente dopo il passaggio fra il gestionale dell’utente e il front-end di WebDoc.

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